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 プライバシーポリシー 

個人情報保護方針

制 定 日  2005年(平成17年) 4月 1日
株式会社エム・シー・サービス
代表取締役 山 田 和 弘

 株式会社 エム・シー・サービス(以下「当社」といいます。)は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1.個人情報の取得、利用及び提供について

 当社のすべての事業で取り扱う個人情報は、マンション管理業務において当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないための措置を講じます。

 

2.個人情報に関する法令や指針、規範について

 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及び社会秩序を遵守し、個人情報の適切な保護に努めます。

3.個人情報の安全管理について

 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、セキュリティ上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。

4.個人情報に関する苦情および相談について

 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。

5.個人情報保護の取り組み(個人情報保護マネジメントシステム)について

 当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

 本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

以上

個人情報の取扱いについて

(個人情報保護法及びJISに基づく公表事項及び本人が容易に知り得る状態に置く事項)

1.当社の個人情報保護体制について

(1)個人情報取扱事業者の名称

名 称: 株式会社エム・シー・サービス
住 所: 東京都大田区北千束1-11-3
代表者の氏名: 山田 和弘

(2)個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属先及び連絡先

管理者名: 個人情報保護管理者 中内 啓介
所属部署: 株式会社エム・シー・サービス 「お客様相談室担当」
連絡先 : privacy@mcservice.co.jp

(3)個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

  【お問い合わせ窓口】(末尾に記載)

(4)認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

  認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
  苦情の解決の申出先:認定個人情報保護団体事務局
  住  所:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
  電話番号:03-5860-7565 0120-700-779
  URL:https://www.jipdec.or.jp/

2.当社が取り扱う個人情報の利用目的

(1)個人情報を取得する場合の利用目的

 当社は以下の利用目的の範囲内において個人情報(お名前・ご住所・生年月日・性別・電話番号・メールアドレス・勤務先等)を取得し取り扱い、違法又は不法な行為を助長し、又は誘発する恐れのある方法により個人情報を利用しません。なお、ご本人により書面等(ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という)に記載された個人情報を直接取得する場合の利用目的を明示します。

① お問合せの際に提供されるお客様情報

・お問い合わせへの対応を行うため(通話記録含む)

②リフォーム工事全般に伴うお客様情報

・リフォーム工事請負に関する業務遂行のため

・アフターサービスのフォローのため

・お客様へのリフォーム工事関連情報ご提供のため

・お問合せに対応するため

③ 季刊誌「With」アンケートの回答に伴うお客様情報

・プレゼントご当選者の方へのプレゼント発送のため

・アンケート集計のため

・ご要望により、管理業務に関するご質問へ当社から回答するため

・ご要望により、当社から資料を送付するため

④ ウェブサイト経由でのお問合せ

・お問合せの対応を迅速に行うため

⑤ 不動産の賃貸及び売買の仲介及び代理

・不動産の賃貸、管理、仲介等の取引に関する契約の履行、情報、サービスのご提供のため、またその利用目的の達成に必要な範囲での個人情報の第三者提供のため

・当社が扱う不動産に関する保険の契約の履行、情報、サービスのご紹介のため

・不動産・インテリア・リフォーム等に関連する当社及び当社提携先の商品、サービスのご紹介のため

・当社が実施するアンケートへのご協力依頼のため

⑥ 採用・求人及び選考に際し提供される応募者情報

・採用・求人活動に伴う応募者への情報提供及び連絡のため

・選考結果連絡のため

⑦ 当社従業員の個人情報

・法律上要求される諸手続き・届出のため

・給与等の支払いに伴う業務のため

・従業員の雇用および人事労務管理ならびに健康管理推進のため

(2)個人情報の委託を受ける際に開示された利用目的

当社が委託を受ける際に開示された「個人情報」の「利用目的」は以下の通りです。

① 管理委託契約に基づく業務遂行のため管理組合より預託された管理組合員の個人情報

・管理組合との管理委託契約に基づき業務を遂行するため

・緊急時対応の連絡のため

・緊急時対応業務の基本情報取得のため

・理事会・総会の開催における招集のための連絡、またそのために取得した個人情報を用いたEメール及び電話による連絡のため

※なお、管理組合から預託された管理組合員の個人情報は、当社の保有個人データには該当しません。

② 保険代理店業務におけるご契約情保険会社より保険代理業務の委託を受けて、当社が取り扱う各種保険に関連するサービスを提供するため

※なお、当社に対し保険代理業務の委託を行う保険会社の利用目的は、各保険会社にお問い合わせください。取扱い保険会社の一覧は、以下のページをご確認ください。

当社サイト内・保険 URL https://www.mcservice.co.jp/insurance.html

③ リフォーム工事におけるご契約情報

・リフォーム工事のご契約に基づく業務遂行のため

④ 不動産売買・賃貸におけるご契約情報

・不動産売買・賃貸業務遂行のため

(3)ご本人より書面以外で直接個人情報を取得する際の利用目的

① お客様情報

・電話での注文受付処理のため、発注内容等の確認のため(通話記録)
・防犯のため(監視カメラ映像記録)

(4)取引先等から個人情報を間接的に取得する場合の利用目的

① 他社から提供を受けた個人情報

・新商品、サービスの企画、開発におけるマーケティング分析のため

② 提携事業者から提供を受けた個人情報

・当社の製品、サービス等に関して提携事業者を通じてお問い合わせ、ご照会頂いた製品、サービス等のご案内のため

③ 業務の受託に伴って預託される個人情報

・マンション管理事業に関する受託業務(印刷物やご案内、商品等発送代行業務、緊急センター業務、キャンペーン事務局代行業務)の契約 履行のため

3.個人情報の共同利用に関して

 当社は、取得した個人情報を、以下の条件に基づき共同利用しております。

(1)共同して利用する個人情報の項目

お客様の氏名・住所・生年月日、勤務先、年収、電話番号、メールアドレス、同居家族の氏名、電話番号及びメールアドレス
緊急連絡先として定めた個人の氏名、電話番号及びメールアドレス
保証人の氏名、電話番号及びメールアドレス
入居物件の賃料、管理費等及び契約期間
アンケート等に記入して頂いた要望事項等

(2)共同して利用する者の範囲

名 称: 山田建設株式会社
住 所: 東京都大田区北千束1-11-3
代表者: 山田 照

(3)利用する個人情報の利用目的

1.お客様の取り扱う商品に関する情報・サービスをお客様にご案内させて頂くため

2.お客様に対するアフターサービスを実施するため

3.商品企画や経営の方針を決めるために行うアンケート調査のため

4.賃貸物件に係る管理業務、退去時の清算業務その他の賃貸物件を利用するお客様の管理のため

5.賃貸物件の不具合時の補修対応のためのお客様に対する連絡その他の賃貸物件に関するご連絡のため

6.賃貸物件に係る損害保険加入に関する申込書作成、賃貸物件に係る保険事故発生時の申請対応その他の
  賃貸物件に係る損害保険の付保、維持及び保険事故発生時の対応のため

(4)共同して利用する個人情報の管理責任を有する者

東京都大田区北千束1-11-3 株式会社エム・シー・サービス 代表取締役 山田 和弘

(5)取得方法

1.ご本人より直接書面による取得

2.共同利用者により紙媒体、電子媒体、電話、FAX、電子メールによる取得

3.当社グループの情報システムを介しての取得

4.個人情報の第三者提供

(1)当社は、以下の場合を除き、お客様より取得した個人情報について、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。

① 法令の定めに基づく。

② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難であるとき。

③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意をえることが困難であるとき。

④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

⑤ その他法令で認められる場合。

(2) 前記(1)にかかわらず、当社は、次に掲げる場合には、当社が取り扱う個人情報を第三者に提供することがあります。

① 保険代理業務の遂行上必要な範囲で、保有する個人情報の一部を保険会社へ提供する場合

 ※個人情報の一部とは、保険契約者の住所、名前、電話番号をいいます。

5.要配慮個人情報の取扱いについて

 当社は、法令に定められた場合を除き、原則として要配慮個人情報の取得、利用または第三者提供を行いません。適切な業務運営上必要とされる場合のみ、要配慮個人情報を取得、利用または第三者提供を行います。その場合はご本人から同意を得るものとし、厳正に取り扱います。

6.特定個人情報等の取扱いについて

 当社は、個人番号(マイナンバー)および特定個人情報の取扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(マイナンバー法)」 、「個人情報の保護に関する法律」、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、その他関係法令を遵守します。

7.保有個人データの請求手続きのご案内

 当社で保有している保有個人データ※1に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、個人情報又は第三者提供記録の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きで個人情報保護法に従って適切に対応させていただきます。当社所定の請求書用紙につきましては、PDFファイルをダウンロードし、印刷してご記入ください。

(※1)「保有個人データ」とは

 特定の個人を容易に検索できるよう体系的に拘束された情報の集合物で、当社が本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止に求めに応じる権限を有しているものをいいます。

(1)開示等の請求等に応じる手続

① 開示等の請求等の申し出先

「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。

〒145-0062 東京都大田区北千束1-11-3

株式会社エム・シー・サービス 「お客様相談室」

②開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式

a)当社指定の「開示等の請求等申請書」

b)本人確認書類

1) ご本人によるお申し込みの場合

・本人の公的証明書 ※(写し)

2) 代理人によるお申し込みの場合

下記の書類のうち該当するもののすべて。

Ⅰ 代理権確認書類

i.法定代理人

戸籍謄本その他その資格を証明する書類

ii.任意代理人(以下のすべて)

・当社指定の委任状(印鑑登録された本人の印鑑の押印がされたものに限ります。)

(当社指定の委任状がお手元にない場合は、ご連絡ください。早急にご郵送します。)

・本人の印鑑登録証証明書

Ⅱ 代理人の身元確認書類

・代理人の公的証明書 ※(写し)

Ⅲ 本人の身元確認書類

・本人の公的証明書 ※(写し)

※公的証明書(以下、アまたはイを言います。)

ア)以下のいずれかをひとつ

運転免許証、運転経歴証明書、旅券、個人番号カード(氏名と写真の表示がある面の在留カード、特別永住者証明書

イ)以下の書類をふたつ以上

 公的医療保険の被保険者証、住民票の写し、住民票記載事項証明書、年金手帳、後期高齢者医療の被保険者証、国家公務員共済組合又は地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の加入者証、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書

c)手数料

 「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1件のお申込みにつき手数料として3,000円をいただきます。3,000円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。
上記の通り手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は開示等の請求等がなかったものといたします。なお、送付頂いた書類は原則としてご返却いたしません。

(2)本人確認書類の注意点・取扱い先

※ご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方の開示等の請求等をお願いいたします。

① 当個人情報は、本人からの開示等の請求等に応じるために利用いたします。

② 本人確認に必要のない要配慮個人情報については墨塗りするなどして判読できないようにしてください。

③ 法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。

④ 本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の請求等に応じられない場合がございます。

(3)当社は、次に掲げる場合には、利用目的の通知又は保有個人データ若しくは第三者提供記録の全部又は一部について開示に応じないことがあります。

① 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。

② 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。

③ その他法令に違反することとなる場合。

④ 開示の請求がご本人様からであることが確認できない場合。

※注意事項

・郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。

・必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。
・開示等の請求等にともない収集した個人情報は、開示等の請求等に必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。

・「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。あらかじめご了承下さい。

8.保有個人データの安全管理のために講じた措置

(基本方針の策定)

 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。

(個人データの取扱いに係る規律の整備)

 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。

(組織的安全管理措置)

 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。

(人的安全管理措置)

 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。

(物理的安全管理措置)

 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しております。

(技術的安全管理措置)

 アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範)個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。

(外的環境の把握)

 個人データの取扱いについては外国にある第三者には提供しておりません。


9.個人情報の委託

 当社は、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲で個人情報を提供することがあります。この場合、これらの業務委託先との間で取扱いに関する契約の締結をはじめ、適切な監督を行います。

10.センシティブ情報の取扱い

 当社は、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます)並びに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報(センシティブ情報)については、次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。

(1)法令等に基づく場合

(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合

(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合

(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

(5)業務の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

(6)相続手続を伴う業務の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

(7)適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

11.個人番号および特定個人情報の取扱い

 当社は、個人番号および特定個人情報について、法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。また、番号法で限定的に明示された場合を除き、個人番号および特定個人情報を第三者に提供しません。

12.本指針の変更

 当社は、本指針を、随時変更する場合があり、変更した場合には、ウェブサイト上に掲載いたします。お客様は、ウェブサイト上に掲載される最新の指針の内容を十分ご確認ください。

13.【お問合せ窓口】

 個人情報保護方針及び個人情報に関するお問い合わせにつきましては、下記窓口で受付けております。

〒145-0062 

東京都大田区北千束1-11-3

株式会社エム・シー・サービス 「お客様相談室」

メールアドレス: privacy@mcservice.co.jp

 

※土日、祝日、年末年始及び弊社休業日は翌営業日以降の対応とさせていただきます。